スプレッドシート化は「小さなDX」──でも、絶大な効果を生む

そもそも、スプレッドシートってなんだ？

「スプレッドシートって、Excelと何が違うんですか？」
そんなふうに聞かれること、よくあります。

ざっくり言えば、Googleが提供しているオンラインの表計算ツールなんですが、実は中身がぜんぜん違います。
一番の違いは、リアルタイムで複数人が同時に使えること。
保存ボタンもいりませんし、更新履歴も自動で残っていきます。

誰かが入力した数字が、すぐに他の人にも反映される。
メールで送る必要もなく、「最新版はどれ？」なんてやりとりもしなくていいんです。

「それって当たり前じゃないの？」と思った方。
実は、まだまだExcel文化が主流の職場では、こうした感覚が新鮮に感じられることも多いんですよ。

Excelを使っていると、どんなことが起こりがち？

「ファイルが重くて開かない」
「更新されたはずのデータが、反映されていない」
「バージョン違いのファイルが3つもある…どれが最新？」

心当たり、ありませんか？
Excelを使っていて、一番悩ましいのがこの“共有問題”です。

しかも、複数人で使うとなると、「誰かが開いているから編集できません」なんて表示が出たりしますよね。
それに、保存のし忘れや、うっかり上書き…。ヒヤッとしたこと、一度はあるんじゃないでしょうか。

もちろんExcelは強力なツールです。でも、一人用の作業には強くても、チームでの共有には限界があるんです。
そんなとき、スプレッドシートに切り替えるだけで、そのストレスから一気に解放されます。

経理部門がExcelを手放せない理由って？

「長年このやり方でやってきたから」
「Excelじゃないと不安で…」
こんな声、年配の経理の方から聞いたことありませんか？

実はこれ、とても自然なことなんです。
経理って、正確さと慎重さが何より大事な仕事です。
そのため、少しでも新しいツールに対して抵抗を感じるのは当然ですし、むしろ責任感の表れでもあります。

それに、Excelには豊富な機能がありますし、マクロやピボットテーブルなど、長年積み上げてきた“手慣れた操作”があるんですよね。

「じゃあ、無理に変える必要あるの？」と思う方もいるかもしれません。
でも、もし「日々のやりとりが面倒」「他部門との共有が大変」と感じているなら、スプレッドシートに触れてみる価値はあると思いますよ。

年配の経理にスプレッドシートを使ってもらうには？

「便利なのはわかるけど、操作が不安で…」
そんな気持ち、実はたくさんの現場で聞こえてきます。

だからこそ、「いきなり全切り替え」はおすすめしません。
まずは、Excelで作ったファイルを、そのままスプレッドシートで開いてみるところから始めてみませんか？

実際には、Googleドライブにアップロードするだけで、自動で変換されるのでとても簡単です。
慣れてくると、複数人で同時編集できることの便利さを実感して、「あれ？これ、意外といいかも」なんて声が出てきます。

私は、ChatGPTの力も借りて、Excelからスプレッドシートへの自動変換＋データ振り分けを仕組み化しています。
だから、年配の方には今まで通りExcelを使ってもらい、あとは“見えないところで裏側を整えておく”というやり方も取れるんです。

DX化は難しくない。ChatGPTを活用すれば、すぐに始められます

「DX（デジタルトランスフォーメーション）って、大企業の話でしょ？」
そんなふうに思っていませんか？

実は、日々のExcel作業をスプレッドシートに置き換えるだけでも立派なDXなんです。
そして、それを支えてくれるのが、ChatGPTのようなAIツール。

「自動で転記したい」
「部門別に分けたい」
「重複行を削除したい」
そんな要望も、ChatGPTに聞けば、ピッタリのスクリプトを返してくれます。
私はプログラマーではありませんが、日々の業務でかなり助けられています。

ChatGPTのすごいところは、“勉強”しなくても使えるところ。
「やりたいこと」を自然な言葉で伝えれば、あとはAIが考えてくれる。
だから、「ITに自信がない人」にこそ使ってほしいんです。

「やってみたら、意外とできた」──最初の一歩を踏み出せば、変化は始まる

スプレッドシートを初めて触ったとき、正直、戸惑いもありました。
関数の書き方が少し違ったり、シートの共有設定で「あれ？」と手が止まったり。
でも、不思議なもので、何回か触っているうちに、「あ、これ便利かも」と思う瞬間がくるんです。

特におすすめなのは、既存のExcelファイルを開いて、そのままスプレッドシートで編集してみること。
初めからゼロで作るより、慣れているフォーマットがある方が取りかかりやすいですし、抵抗感も減ります。

「完璧じゃなくても動けばいい」
そう思って一歩を踏み出せば、少しずつ“できること”が増えていきます。
そしてその積み重ねが、「あの人に任せれば早いし正確」という信頼につながっていくんです。

時代はどんどん変わっていく。変われる人だけが、置いていかれない

正直な話、私が今取り組んでいる自動化や集計の仕組みも、数年後にはもう古い技術になっているかもしれません。
でも、だからといって「変化を避ける理由」にはならないんですよね。

むしろ、「いまAIやスプレッドシートを使わないこと」の方が、よっぽどリスクが高いと思っています。
この先も、どんどん効率化されていく社会の中で、アナログのままでいようとすることこそが“時代遅れ”になる。

「今のままでも何とかなる」と思っていても、それは単に「周りがまだ変わっていないから」なだけかもしれません。
でもある日突然、ガラッと環境が変わる。
そんなとき、慌てて学び始めるのでは遅い。

だからこそ、「完璧じゃなくていいから、使ってみること」。
それが、今の時代を生き抜く“地味だけど最強のスキル”なんじゃないかと思っています。

最後に──悩んでいる時間こそ、もったいない

「新しいツールを使いこなせる自信がない」
「AIって言われても、なんだかピンとこない」
そう感じている人は、決して少なくありません。
でも、その気持ち、実は一番大事な“はじめのサイン”なんです。

「できない」「知らない」と思ったときが、
「今から覚えたら追いつけるかも」というタイミング。
そしてその“覚える”というのも、もはや「学ぶ」ではなく「使ってみる」だけでいい。

ChatGPTが全部教えてくれます。
スプレッドシートが、仲間とつながる場所になります。
数字のズレにビクビクせずに、情報がリアルタイムで手に入る安心感を、ぜひ感じてほしいです。

悩んでいる時間があるなら、まず一つ、今日やってみませんか？
学ぶより、試す。教科書より、現場。
そんな「小さなDX」が、これからの働き方を変えていきます。

この記事を書いた人｜ミライジュウ
メディア関連企業の業務部長。ラジオ演出30年の経験を経て、
「50代からでも“1円を生む力”は育てられる」と信じて発信中。
毎朝4時起きでランニング・筋トレ継続中。
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